Cómo reducir las reuniones en tu trabajo
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Cargando...Vamos a tratar uno de los temas más importantes para una pyme, el de las reuniones de trabajo. Prácticamente todos los profesionales que trabajan en una empresa consideran que hay demasiadas reuniones.
La sensación general es que las reuniones, en lugar de permitir una mayor fluidez y efectividad en el trabajo, solo hacen que entorpecerlo. En otras palabras, muchos profesionales creen que pierden tiempo con ellas y esto significa también pérdida de productividad y de rentabilidad.
A continuación te damos unos consejos para reducir al máximo las reuniones de trabajo y, sobre todo, para conseguir que las que se tengan que producir, sean lo suficientemente efectivas.
En este artículo encontrarás
Hay que saber delegar
Tanto si eres CEO de la compañía como si diriges algún departamento, la celebración continua de múltiples reuniones puede tener un significado concreto, que es la desconfianza en el resto de profesionales.
Si se quiere controlar exactamente cada paso productivo que se da en una empresa, no solo se irá más lento y se perderá rentabilidad, sino que probablemente tampoco se conseguirá la máxima eficiencia.
Si delegas trabajos o tareas y te centras en analizar las siguientes etapas productivas, no hará falta que se celebren tantas reuniones, el ritmo de trabajo no se tendrá que detener forzosamente y, además, podrás dedicar ese tiempo a otras necesidades más productivas.
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El valor de las reuniones de estado
Las reuniones de estado hacen honor a su nombre. Son reuniones en las que se juntan determinados profesionales de la empresa, para presentar o hablar del estado de un trabajo, un proyecto o de la pyme en general.
El objetivo de las reuniones de estado es aprovechar una única reunión, para explicar la situación de diferentes áreas de trabajo. Ahora bien, para que estas reuniones sean efectivas, hay que establecer con acierto 3 elementos:
- Periodicidad de las reuniones (una vez a la semana, al mes).
- Profesionales que asisten (deben tener información completa y capacidad para tomar decisiones).
- Temas a tratar (debe establecerse una pauta de temas o situaciones, para abordarlo todo de forma directa).
Establecer dinámica de reuniones
En la mayoría de trabajos un producto o servicio se ofrece tras pasar por diferentes fases. Si identificamos los momentos de estas fases que necesitan realmente tomar decisiones o modificar una dinámica de trabajo, sabremos exactamente cuándo es recomendable una reunión.
Si juntamos esta estrategia con la anterior, tenemos una dinámica completa. Con las reuniones por fases podremos avanzar en cualquier proyecto. Y, mientras tanto, las reuniones de estado pueden aclarar y solucionar cualquier problema en el transcurso del trabajo o confirmar que todo se desarrolla correctamente.
Utilizar un entorno de comunicación rápido y efectivo
La mayoría de reuniones se necesitan, porque no hay otra forma de comunicarse entre profesionales. Para evitar estas situaciones hay plataformas o entornos de comunicación que pueden ser de gran utilidad.
Slack, Skype y plataformas de este tipo, permiten una comunicación rápida y efectiva entre dos profesionales o entre grupos de ellos. Si aprovechas todas las facilidades de estos entornos, notarás cómo la necesidad de reuniones se reduce cada vez más.
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